Chmura dla małej firmy
W czasach pracy zdalnej i dużej mobilności istotny jest łatwy dostęp do naszych danych w dowolnym miejscu na dowolnym urządzeniu oraz możliwość łatwej wymiany danych pomiędzy pracownikami i klientami. Dobra organizacja może nie tylko zaoszczędzić nam czasu i nerwów, ale również zwiększyć naszą produktywność i wyprzedzić konkurencję.
Niestety proces pełnej cyfryzacji, optymalizacji i automatyzacji przedsiębiorstwa nie jest szybki i prosty, dlatego warto pokonywać go małymi krokami. Dobrym miejscem, aby zacząć przygodę z chmurą w biznesie jest pakiet biurowy.
Pakiet biurowy w chmurze
Aktualnie nie ma już chyba firmy, która nie korzystałaby z jakiegoś pakietu biurowego. Dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje to biznesowa codzienność. Niezależnie od wielkości naszej firmy i poziomu skomplikowania wewnętrznych procesów arkusz kalkulacyjny z podsumowaniem budżetu lub prezentacja dla klienta może być nieodzowna.
Takie narzędzia mogą nie tylko ułatwić naszą pracę, ale również ją przyspieszyć i uporządkować. Ważne natomiast jest takie zorganizowanie cyfrowego miejsca pracy, abyśmy nie tracili czasu na szukanie informacji i przekazywanie ich współpracownikom lub klientom oraz żebyśmy zawsze pracowali na aktualnej wersji dokumentu.
Właśnie dlatego od jakiegoś czasu królują biznesowe narzędzia oparte o chmurę, a dwa najpopularniejsze omówię poniżej.
Microsoft 365 vs Google Workspace
Dwoma najpopularniejszymi rozwiązaniami w tym zakresie są Microsoft 365, czyli chmurowe rozwinięcie dobrze znanego pakietu Office oraz biznesowa odpowiedź internetowego giganta z Mountain View, czyli Google Workspace. Oba zapewniają pakiet biurowy, przestrzeń dyskową w chmurze oraz dodatkowe narzędzia usprawniające codzienną pracę.
Poza oczywistymi podobieństwami wynikającej z podstawowej funkcjonalności tego typu oprogramowania istnieją spore różnice, które powodują, że każda firma jest w stanie znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla siebie.
Podstawowa różnica wynika z podejścia obu firm do tworzenia oprogramowania komputerowego. Microsoft stawia na natywne aplikacje, które od kilku lat rozbudowuje o funkcje chmurowe i uproszczone wersje swoich aplikacji dostępne przez przeglądarkę internetową. Google natomiast od zawsze stawia na rozwiązania webowe, czyli aplikacje dostępne przez przeglądarkę internetową oraz aplikacje mobilne na systemy Android i iOS. Oba podejścia mają zarówno swoje wady jak i zalety, a ja postaram się streścić najważniejsze z nich.
Niezaprzeczalnym autem rozwiązania Microsoft są natywne aplikacje pakietu Office dostępne praktycznie na każdy popularny system operacyjny. Dzięki temu mamy dostęp do najpotężniejszych programów biurowych na rynku niezależnie od dostępu do internetu. Takie rozwiązanie powoduje, że nasz sprzęt nie wymaga bardzo wielu zasobów, ale za to musimy pamiętać, że każde nowe urządzenie wymaga od nas przygotowania w postaci instalacji programów. Od jakiegoś czasu miłym dodatkiem jest przeglądarkowe wersja pakietu Office, która umożliwia przeglądanie i edycję naszych dokumentów na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu. Należy jednak pamiętać, że zależnie od platformy różne funkcje mogą nie być dostępne.
W przypadku Google możliwość korzystania z pakietu biurowego na dowolnym urządzeniu, bez konieczności instalacji dodatkowych aplikacji może okazać się olbrzymim atutem w przypadku, gdy często zdarza nam się zmieniać urządzenia oraz pracować głównie w terenie. Niestety aplikacje webowe lubią mocno angażować zasoby naszego sprzętu, dlatego w przypadku dużych arkuszy kalkulacyjnych lub prezentacji bardzo może się okazać, że moc naszego komputera nie jest wystarczająca do komfortowej pracy. Warto wspomnieć, że w przypadku Google konieczny jest stały dostęp do internetu, aby mieć dostęp do swoich danych i możliwość ich edycji.
Musimy również pamiętać o kompatybilności dokumentów. O ile w przypadku Microsoftu nie musimy się tym tak bardzo przejmować, ponieważ ze względu na swoją popularność pliki pakietu Office są otwierane praktycznie przez wszystkie pozostałe programy, tak Google Docs otworzymy tylko w aplikacjach Google, a do ich edycji konieczne jest posiadanie konta Google.
Oba rozwiązania oprócz pakietu biurowego oferują dodatkowe rozwiązania usprawniające codzienną pracę. Coś o czym możemy w ogóle nie pomyśleć, a jest bardzo istotną częścią przepływu informacji wewnątrz organizacji jest dysk w chmurze. Google Drive oraz Microsoft OneDrive raczej nie trzeba nikomu przedstawiać, mimo że na codzień możemy ich w ogóle nie zauważać. Oba działają bardzo podobnie, pozwalają na przechowywanie i współdzielenie danych w chmurze. Umożliwiają tworzenie struktury katalogów oraz zarządzanie dostępami. Dzięki wykorzystaniu tych rozwiązań (w przypadku Google nie da się inaczej) nasze pliki mogą się automatycznie zapisywać i synchronizować pomiędzy urządzeniami, z których korzystamy.
Aktualnie nie wyobrażamy już sobie pracy bez spotkań online, dlatego w obu pakietach znajduje się rozwiązanie, które umożliwia zdalne połączenia audio-video. Tak samo jak w każdym innym przypadku Microsoft Teams wymaga zainstalowania specjalnej aplikacji, a Google Meets dostępne jest przez przeglądarkę internetową lub dedykowaną aplikację mobilną. Dodatkowo każde z nich oferuje funkcję chatu.
W skład pakietów wchodzą również narzędzia umożliwiające tworzenie notatek i zarządzanie kalendarzami użytkowników, jak i całej organizacji. Dodatkowo Google oferuje aplikację Forms, która w szybki sposób pozwala stworzyć formularze i ankiety, które następnie możemy łatwo udostępnić wewnątrz organizacji lub poza nią, a ich wypełnienie nie wymaga konta Google.
Zagadnieniem, które wymaga poświęcenia osobnego artykułu jest kwestia narzędzi umożliwiających stworzenie intranetu, czyli wewnątrz firmowej bazy wiedzy i informacji. Jednak mimo iż Google posiada aplikację Sites to SharePoint od Microsoftu raczej wygrywa tę konkurencję.
Oba rozwiązania oferują rozbudowane narzędzia administracyjne do zarządzania organizacją i użytkownikami i ich dostępami. Osobiście uważam jednak, że to Microsoft pozwala na bardziej szczegółowe zarządzanie i kontrolę w większych zespołach. Natomiast Google może wygrać prostotą w przypadku mniejszych firm. Dodatkowo nie mogę nie wspomnieć o tym, że ze względu na swoją internetową naturę rozwiązania Google zwykle są dużo lepiej zintegrowane z internetowymi narzędziami firm trzecich.
Trudny wybór, duże zobowiązanie
Rozwiązanie tego typu po wdrożeniu, szczególnie w większej organizacji, nie jest tak łatwo zmienić, ponieważ bardzo szybko staje się ono krytycznym składnikiem codziennej pracy zespołu. Właśnie dlatego warto dobrze przemyśleć wybór i zwrócić uwagę na kilka kwestii.
Po pierwsze musimy zastanowić się z jakich narzędzi korzysta nasza firma. Chodzi zarówno o oprogramowanie jak i urządzenia. Jeśli obecnie dużo korzystamy z natywnych aplikacji MS Office l to naturalny wybór pakietu biurowego może być zupełnie inny, niż gdy wykorzystujemy inne chmurowe systemy informatyczne. Tak samo jeśli chodzi o sprzęt. Jeśli wykorzystujemy w firmie wyłącznie komputery z system Windows inaczej musimy podejść do wyboru pakietu biurowego niż gdy korzystamy głównie z urządzeń mobilnych.
Po drugie dużo zależy od wielkości naszej firmy. Różne rozwiązania dają nam różne możliwości zarządzania uprawnieniami pracowników, ale też wymagają mniej lub więcej czasu i technicznych umiejętności do administrowania cyfrowymi zasobami przedsiębiorstwa. Pod uwagę powinniśmy wziąć zarówno liczebność naszego zespołu obecnie jak i w dającej się przewidzieć przyszłości oraz to, czy chcemy wszystkim zarządzać sami, czy jednak zlecić to zewnętrznej firmie lub specjalnie zatrudnionemu w tej kwestii pracownikowi. Biorąc to wszystko uwagę nie da się też pominąć kwestii kosztów, które zależnie od rozwiązania mogą być znacząco inne.
Po trzecie i może najważniejsze warto zastanowić się z jakich rozwiązań korzysta nasze biznesowe otoczenie. Jeśli okaże się, że większość naszych kontrahentów wybrała dane rozwiązanie raczej nie warto iść pod prąd. Korzystanie z tych samych narzędzi ułatwi komunikację, przyspieszy wymianę informacji i zaoszczędzi nam wielu technicznych trudności.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat poszczególnych rozwiązań pobierz jeden z naszych ebooków. Każdy z nich szczegółowo omawia wszystkie przewagi i braki w stosunku do konkurenta. Przeprowadzi Cię również przez proces zakupu, konfiguracji i wdrożenia nowego rozwiązania. Jeśli masz dodatkowe pytania skontaktuj się z nami!
