Wyzwania

BWS Expo to firma przetwarzająca olbrzymie ilości dokumentów księgowych. Wraz ze wzrostem skali działalności ręczna obsługa faktur i innych dokumentów stawała się coraz bardziej czasochłonna i podatna na błędy. Kluczowe problemy, z jakimi zmagała się firma, obejmowały:

• Brak scentralizowanego systemu obiegu dokumentów księgowych.
• Długi czas procesowania pojedynczego dokumentu.
• Utrudnioną weryfikację zgodności dokumentów.
• Konieczność wielokrotnego ręcznego wprowadzania danych.
• Bardzo duże zużycie papieru.
• Błędy wynikające z pomyłek pracowników.

Cele projektu

Głównym celem wdrożenia było stworzenie systemu, który nie tylko usprawniłby obieg dokumentów, ale także przyczynił się do poprawy efektywności pracy całej organizacji. Priorytetem było zminimalizowanie ryzyka błędów ludzkich poprzez eliminację manualnych operacji i zastąpienie ich inteligentnymi mechanizmami automatycznymi. Dzięki temu procesy księgowe mogły stać się bardziej płynne, a pracownicy działu finansowego zostali odciążeni od żmudnych, powtarzalnych zadań.

Istotnym aspektem wdrożenia było także znaczące skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzanie oraz procesowanie dokumentów. Poprzez wdrożenie intuicyjnych narzędzi oraz automatycznych mechanizmów system mógł samodzielnie rozpoznawać dane i przypisywać je do odpowiednich kategorii, co znacząco przyspieszyło ich obsługę. Kolejnym krokiem było wprowadzenie wielopoziomowego systemu akceptacji i weryfikacji dokumentów, który umożliwił precyzyjną kontrolę nad każdym etapem procesu i zapewnił większą przejrzystość podejmowanych decyzji.

Automatyzacja procesu księgowania dokumentów pozwoliła na efektywniejsze zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, a integracja nowego systemu z istniejącym oprogramowaniem księgowym zapewniła pełną spójność danych i eliminację potrzeby ich ręcznego wprowadzania. Kluczową rolę odegrała również optymalizacja procesu płatności, której celem było unikanie zatorów płatniczych i zapewnienie płynności finansowej firmy. Dzięki cyfryzacji BWS Expo zyskało także lepszą kontrolę nad kosztami, co przełożyło się na większą przewidywalność wydatków oraz łatwiejsze planowanie budżetu.

Nie mniej ważnym aspektem projektu była dbałość o środowisko oraz ograniczenie zużycia papieru. Digitalizacja dokumentów pozwoliła na znaczną redukcję fizycznych wydruków, co nie tylko wpłynęło na oszczędność kosztów, ale także przyczyniło się do budowy bardziej ekologicznego modelu działania firmy.

Zakres prac i stworzonych rozwiązań

W ramach realizacji projektu MANUCO przygotowało i wdrożyło nowoczesny moduł dokumentów księgowych, który został w pełni zintegrowany z autorskim systemem ERP używanym przez BWS Expo. Dzięki tej integracji przedsiębiorstwo uzyskało centralne narzędzie do zarządzania dokumentacją, co znacząco usprawniło procesy wewnętrzne.

Aby ułatwić pracę zespołowi księgowemu oraz innym działom odpowiedzialnym za obieg dokumentów, wprowadzono rozwiązania automatyzujące wiele powtarzalnych czynności. Jednym z kluczowych usprawnień było wdrożenie mechanizmu autouzupełniania danych, który pozwalał na automatyczne pobieranie informacji o kontrahentach z systemu GUS. Dzięki temu wprowadzanie faktur do systemu stało się szybsze i mniej podatne na błędy.

Kolejnym istotnym elementem projektu była implementacja systemu wielopoziomowej akceptacji i weryfikacji dokumentów. Każdy dokument podlega teraz określonej ścieżce akceptacji, w której odpowiednie osoby są automatycznie powiadamiane o konieczności zatwierdzenia dokumentu. System powiadomień sprawia, że procesy akceptacyjne przebiegają płynnie, eliminując opóźnienia wynikające z ręcznej dystrybucji dokumentów.

Dzięki wdrożeniu zautomatyzowanego księgowania kosztów, dokumenty są teraz automatycznie klasyfikowane i przypisywane do odpowiednich kont rozrachunkowych. Z kolei generowanie koszyków przelewów dla systemu bankowego pozwoliło na uproszczenie i przyspieszenie procesów płatniczych.

W celu zwiększenia transparentności obiegu dokumentów dodano funkcję monitorowania ich statusu. Użytkownicy systemu mogą w dowolnym momencie sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dany dokument oraz jakie działania zostały już podjęte w ramach jego przetwarzania. Dzięki tej funkcjonalności pracownicy zyskali większą kontrolę nad dokumentacją oraz szybki dostęp do kluczowych informacji finansowych.

Dodatkowo, system ERP został w pełni zintegrowany z zewnętrznym oprogramowaniem księgowym Symfonia, co umożliwiło automatyczną wymianę danych i wyeliminowało konieczność ręcznego wprowadzania informacji do różnych systemów. Na zakończenie wdrożenia zapewniono również możliwość cyfrowej archiwizacji dokumentów, co pozwoliło na znaczną redukcję zużycia papieru oraz ułatwiło dostęp do dokumentacji w dowolnym czasie i miejscu.

Efekty wdrożenia

Po zakończeniu projektu BWS Expo odnotowało znaczące usprawnienia w funkcjonowaniu procesów księgowych. Oto najważniejsze korzyści, jakie przyniosło wdrożenie rozwiązania przez MANUCO:

• Skrócenie czasu obsługi dokumentów księgowych o 45%.
• Odciążenie wielu pracowników dzięki automatyzacji.
• Redukcja błędów o 90%.
• Zwiększenie przejrzystości procesów.
• Większa kontrola finansowa dzięki scentralizowaniu informacji.
• Redukcja zużycia papieru o 80%.

Podsumowanie

Współpraca z BWS Expo to kolejny dowód na to, że MANUCO skutecznie wspiera firmy w ich cyfrowej transformacji. Nasze kompleksowe podejście do projektów, dostosowanie rozwiązań do indywidualnych potrzeb klienta oraz efektywna integracja z zewnętrznymi systemami zapewniają realne oszczędności czasu i zasobów.